Syarat & Ketentuan Layanan (Terms of Service) — Askmowgi App

Askmowgi App (“Aplikasi”, “Chatbot”, “kami”) adalah aplikasi chatbot Google Chat yang dikembangkan oleh Tim IT Momogi Group untuk membantu karyawan di lingkungan Momogi Group dan perusahaan afiliasinya (PT SMAD, PT SMJD, PT SRB, PT MID, PT SMA, PT SMJ) mendapatkan jawaban atas pertanyaan seputar kebijakan HR (kepegawaian) secara cepat, serta mengelola eskalasi pertanyaan ke tim HR Agent dan HR SME apabila jawaban otomatis belum tersedia.

Dengan menggunakan Askmowgi App di Google Chat, Anda (“Pengguna”, “karyawan”) menyetujui syarat dan ketentuan di bawah ini.

 1. Siapa yang Boleh Menggunakan Aplikasi Ini

Askmowgi App adalah aplikasi internal, khusus untuk karyawan aktif Momogi Group dan perusahaan afiliasinya yang datanya terdaftar di sistem kepegawaian internal Perusahaan. Aplikasi ini bukan layanan publik dan tidak dimaksudkan untuk digunakan oleh pihak di luar karyawan terdaftar.

Setiap kali Anda mengirim pesan, Aplikasi memverifikasi alamat email Google Workspace Anda terhadap basis data karyawan internal Perusahaan. Jika email Anda tidak terdaftar sebagai karyawan aktif, Aplikasi akan menolak permintaan Anda.

 2. Fungsi Aplikasi

Askmowgi App menyediakan:

1. Tanya-jawab kebijakan HR — Anda memilih cabang perusahaan dan kategori pertanyaan (mis. Cuti, Absensi dan Izin, Facility Management, Perjalanan Dinas, Tunjangan Suka & Duka, Onboarding & Offboarding, Pengajuan Surat, PA/Promosi/Mutasi/Demosi, Pelatihan, Pengajuan dan Klaim Biaya, atau kategori lainnya), lalu mengetik pertanyaan bebas. Aplikasi mencari jawaban dari dokumen kebijakan internal Perusahaan menggunakan teknologi pencarian semantik dan model AI (lihat bagian 4).

2. Eskalasi tiket ke HR Agent — jika Aplikasi tidak menemukan jawaban yang sesuai di dokumen kebijakan, pertanyaan Anda otomatis diteruskan sebagai tiket ke tim HR Agent terkait, dan Anda diberi nomor tiket untuk pelacakan.

3. Eskalasi lanjutan ke HR SME — HR Agent dapat meneruskan tiket ke tim HR Subject Matter Expert (SME) yang lebih spesifik apabila diperlukan.

4. Fitur administratif untuk HR Agent/SME — melihat daftar tiket, membalas tiket, mengunduh laporan tiket dalam format Excel, dan menyinkronkan dokumen kebijakan terbaru ke basis pengetahuan Aplikasi.

 3. Data yang Kami Kumpulkan

Untuk menjalankan fungsi di atas, Aplikasi mengumpulkan dan memproses data berikut:

Jenis Data	Contoh	Sumber
Identitas dasar	Alamat email Google Workspace Anda, nama space/DM Google Chat	Otomatis dari Google Chat API saat Anda mengirim pesan
Isi percakapan	Teks pertanyaan yang Anda ketik, pilihan cabang perusahaan & kategori, jawaban yang diberikan Aplikasi atau tim HR	Diketik langsung oleh Anda
Data tiket	Riwayat tanya-jawab per tiket, status tiket, waktu tiket dibuat/dijawab, email HR Agent/SME yang menjawab	Dihasilkan otomatis dari interaksi Anda dan tim HR
Log operasional	Email pengirim, isi pesan, waktu, status berhasil/gagal	Dicatat otomatis untuk keperluan pemantauan teknis & perbaikan bug

Aplikasi **tidak** meminta atau menyimpan kata sandi, data pembayaran, maupun dokumen identitas pribadi (KTP/NPWP/dsb.) dalam proses tanya-jawabnya. Identitas Anda diperoleh otomatis dari akun Google Workspace yang sudah Anda gunakan untuk login ke Google Chat — Aplikasi tidak meminta proses login terpisah.

 4. Bagaimana Data Digunakan & Dibagikan

Data yang dikumpulkan digunakan semata-mata untuk menjalankan fungsi Aplikasi:

– Verifikasi kepegawaian — email Anda dicocokkan dengan basis data karyawan internal Perusahaan untuk memastikan Anda karyawan aktif.

– Pencarian & pembuatan jawaban — teks pertanyaan Anda diproses melalui **Google Gemini API** (layanan AI milik Google) untuk merangkai jawaban berdasarkan dokumen kebijakan internal Perusahaan yang relevan. Google memproses teks ini sesuai dengan kebijakan Google Cloud/Gemini API yang berlaku.

– Pengiriman & penerimaan pesan — dilakukan melalui Google Chat API.

– Penyimpanan tiket — data tiket & sesi percakapan disimpan di basis data internal Perusahaan, dapat diakses oleh tim HR Agent/SME terkait untuk keperluan menjawab dan menindaklanjuti pertanyaan Anda.

– Laporan & dokumen kebijakan — laporan tiket pertanyaan dan dokumen kebijakan sumber disimpan/dibaca melalui Google Drive API, pada Shared Drive milik Perusahaan.

Kami tidak menjual data Anda kepada pihak ketiga mana pun, dan tidak menggunakan data Anda untuk keperluan iklan. Data hanya dibagikan kepada:

1. Tim HR Agent/HR SME internal Perusahaan yang berwenang menangani tiket Anda.

2. Penyedia layanan Google (Google Chat API, Google Gemini API, Google Drive API) sebagai bagian dari infrastruktur teknis Aplikasi.

 5. Penyimpanan & Keamanan Data

– Data tiket dan sesi percakapan disimpan pada basis data internal Perusahaan selama diperlukan untuk keperluan layanan HR dan pencatatan internal.

– Log operasional (untuk pemantauan teknis) disimpan sementara dan dihapus/dirotasi secara otomatis secara berkala.

– Akses ke data tiket dibatasi hanya untuk tim HR Agent/SME yang berwenang menangani space/kategori terkait — HR Agent/SME tidak dapat melihat tiket milik space lain di luar tanggung jawabnya.

– Kami menerapkan langkah-langkah teknis yang wajar untuk melindungi data Anda dari akses tidak sah

 6. Hak Pengguna

Sebagai karyawan Perusahaan, Anda dapat:

– Menggunakan Chatbot Apps untuk pertanyaan seputar perusahaan

– Menghubungi melalui email @muhammad.rizanda@momogi.co.id untuk pertanyaan lebih lanjut terkait privasi data Anda.

 7. Batasan Penggunaan

Anda setuju untuk:

– Menggunakan Aplikasi hanya untuk keperluan terkait pekerjaan yang wajar (menanyakan kebijakan HR, mengelola tiket sesuai peran Anda).

– Tidak mencoba mengakses, mengubah, atau mengambil data tiket milik karyawan lain di luar kewenangan Anda.

– Tidak menyalahgunakan Aplikasi untuk mengirim konten yang melanggar hukum, ofensif, atau tidak pantas.

Pelanggaran atas ketentuan ini dapat mengakibatkan pembatasan akses ke Aplikasi, sesuai kebijakan internal Perusahaan.

 8. Ketersediaan Layanan

Aplikasi disediakan “sebagaimana adanya” (*as is*). Kami berupaya menjaga Aplikasi tetap tersedia dan akurat, namun tidak menjamin Aplikasi bebas dari gangguan, kesalahan jawaban, atau downtime. Jawaban yang dihasilkan AI bersifat informatif berdasarkan dokumen kebijakan yang tersedia dan tidak menggantikan keputusan resmi dari tim HR untuk kasus-kasus yang memerlukan pertimbangan khusus.

 9. Perubahan Ketentuan

Kami dapat memperbarui Syarat & Ketentuan ini dari waktu ke waktu. Perubahan signifikan akan diperbarui langsung pada halaman ini dengan tanggal pembaruan terbaru.

 10. Hukum yang Berlaku

Syarat & Ketentuan ini tunduk pada hukum Negara Republik Indonesia.

 11. Kontak

Pertanyaan mengenai Syarat & Ketentuan ini atau penggunaan data Anda dapat disampaikan ke:

Momogi Group

Email: muhammad.rizanda@momogi.co.id