Kebijakan Privasi — Askmowgi App
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Askmowgi App (“Aplikasi”, “Chatbot”, “kami”), aplikasi chatbot Google Chat yang dikembangkan oleh Tim IT Momogi Group untuk karyawan Momogi Group dan perusahaan afiliasinya (PT SMAD, PT SMJD, PT SRB, PT MID, PT SMA, PT SMJ), mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data Anda saat menggunakan Aplikasi ini di Google Chat.
Dengan menggunakan Askmowgi App, Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan data sebagaimana dijelaskan dalam kebijakan ini.
1. Ruang Lingkup
Kebijakan Privasi ini berlaku untuk seluruh interaksi Anda dengan Askmowgi App di Google Chat, baik melalui percakapan langsung (direct message), space HR Support, maupun space HR SME. Aplikasi ini adalah alat internal, hanya untuk karyawan aktif Momogi Group dan perusahaan afiliasinya, dan bukan layanan yang ditujukan untuk publik umum.
2. Data yang Kami Kumpulkan
Saat Anda berinteraksi dengan Aplikasi, kami mengumpulkan data berikut:
2.1 Identitas Dasar
Alamat email Google Workspace Anda dan nama ruang percakapan (space atau direct message) Google Chat tempat Anda berinteraksi dengan Aplikasi. Data ini diterima secara otomatis dari Google Chat API setiap kali Anda mengirim pesan, bukan Anda masukkan secara manual.
2.2 Isi Percakapan
Teks pertanyaan yang Anda ketik, pilihan cabang perusahaan dan kategori pertanyaan yang Anda pilih (misalnya Cuti, Absensi dan Izin, Facility Management, Perjalanan Dinas, Tunjangan Suka dan Duka, Onboarding dan Offboarding, Pengajuan Surat, PA/Promosi/Mutasi/Demosi, Pelatihan, Pengajuan dan Klaim Biaya, atau kategori lainnya), serta jawaban yang diberikan oleh Aplikasi maupun tim HR.
2.3 Data Tiket Dukungan
Apabila pertanyaan Anda dieskalasi ke tim HR Agent atau HR SME, kami menyimpan riwayat tanya-jawab tiket, status tiket (terbuka, menunggu konfirmasi, dieskalasi, selesai), waktu tiket dibuat dan dijawab, serta alamat email HR Agent atau HR SME yang menjawab.
2.4 Log Operasional
Untuk keperluan pemantauan teknis dan perbaikan kesalahan sistem, kami mencatat log operasional yang berisi alamat email pengirim, ringkasan isi pesan, waktu pengiriman, dan status keberhasilan pemrosesan pesan.
2.5 Data yang Tidak Kami Kumpulkan
Aplikasi tidak meminta atau menyimpan kata sandi, data pembayaran atau kartu kredit, maupun dokumen identitas pribadi seperti KTP atau NPWP. Aplikasi tidak memiliki proses login terpisah — identitas Anda diperoleh otomatis dari akun Google Workspace yang sudah Anda gunakan untuk masuk ke Google Chat.
3. Bagaimana Kami Menggunakan Data Anda
Data yang dikumpulkan digunakan semata-mata untuk menjalankan fungsi Aplikasi, yaitu:
1. Memverifikasi bahwa Anda adalah karyawan aktif Perusahaan, dengan mencocokkan alamat email Anda terhadap basis data karyawan internal.
2. Mencari dan menghasilkan jawaban atas pertanyaan Anda berdasarkan dokumen kebijakan HR internal Perusahaan, menggunakan teknologi pencarian semantik dan model kecerdasan buatan.
3. Membuat, menyimpan, dan melacak tiket dukungan HR apabila jawaban otomatis tidak tersedia.
4. Menghasilkan laporan tiket dalam format Excel untuk keperluan administrasi tim HR.
5. Mengirim notifikasi eskalasi kepada tim HR Agent atau HR SME terkait.
6. Memantau performa teknis dan memperbaiki kesalahan sistem.
Kami tidak menggunakan data Anda untuk keperluan iklan, pemasaran kepada pihak ketiga, atau tujuan lain di luar yang disebutkan di atas.
4. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga
Kami tidak menjual data Anda kepada pihak ketiga mana pun. Data Anda hanya diproses atau dapat diakses oleh:
4.1 Tim Internal Perusahaan
Tim HR Agent dan HR SME yang berwenang menangani tiket sesuai cabang perusahaan dan kategori pertanyaan Anda. Setiap tim HR hanya dapat mengakses tiket yang menjadi tanggung jawabnya, tidak dapat melihat tiket milik space lain.
4.2 Google Gemini API
Teks pertanyaan Anda dikirim ke Google Gemini API (layanan kecerdasan buatan milik Google) untuk merangkai jawaban berdasarkan dokumen kebijakan internal Perusahaan yang relevan. Data yang dikirim diproses oleh Google sesuai dengan kebijakan privasi dan persyaratan layanan Google Cloud/Gemini API yang berlaku.
4.3 Google Chat API
Digunakan untuk menerima pesan Anda dan mengirimkan balasan Aplikasi maupun tim HR.
4.4 Google Drive API
Digunakan untuk menyimpan laporan tiket dalam format Excel dan membaca dokumen kebijakan sumber, pada Shared Drive milik Perusahaan. Aplikasi tidak mengakses Google Drive pribadi Anda.
4.5 Sistem Basis Data Karyawan Internal
Alamat email Anda dicocokkan dengan basis data karyawan internal Perusahaan (Microsoft SQL Server) semata-mata untuk keperluan verifikasi status kepegawaian.
5. Penyimpanan dan Retensi Data
Data tiket dan riwayat percakapan disimpan pada basis data internal Perusahaan (PostgreSQL) selama diperlukan untuk keperluan layanan HR dan pencatatan internal Perusahaan. Log operasional untuk pemantauan teknis disimpan sementara dan dihapus atau dirotasi secara otomatis secara berkala.
Data yang tersimpan dapat dihapus atau diarsipkan sesuai kebijakan retensi data internal Perusahaan, atau atas permintaan yang sah dari karyawan terkait melalui tim HR internal.
6. Keamanan Data
Kami menerapkan langkah-langkah teknis yang wajar untuk melindungi data Anda dari akses yang tidak sah, termasuk pembatasan akses berbasis peran, di mana tim HR Agent atau HR SME hanya dapat mengakses tiket yang menjadi tanggung jawab space mereka masing-masing. Meskipun demikian, tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas dari risiko keamanan.
7. Hak Anda Sebagai Pengguna
Sebagai karyawan Perusahaan, Anda berhak:
1. Meminta informasi mengenai data tiket atau percakapan Anda yang tersimpan di sistem, melalui tim HR internal.
2. Meminta koreksi apabila terdapat data yang tidak akurat.
3. Menyampaikan pertanyaan atau keberatan terkait pemrosesan data Anda melalui kontak yang tercantum di bagian 10.
8. Privasi Anak
Askmowgi App adalah alat internal yang hanya ditujukan untuk karyawan aktif Perusahaan dan tidak ditujukan atau dirancang untuk digunakan oleh anak-anak di bawah usia kerja yang berlaku.
9. Transfer Data Internasional
Sebagian pemrosesan data, khususnya melalui Google Gemini API, Google Chat API, dan Google Drive API, dapat melibatkan transfer dan pemrosesan data pada infrastruktur server Google yang berlokasi di luar wilayah Indonesia, sesuai dengan kebijakan penyimpanan data Google Cloud yang berlaku.
10. Perubahan Kebijakan Privasi
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan signifikan akan diinformasikan melalui saluran komunikasi internal Perusahaan atau diperbarui langsung pada halaman ini dengan tanggal pembaruan terbaru.
11. Kontak
Pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi ini atau penggunaan data Anda dapat disampaikan kepada:
Momogi Group
Email: muhammad.rizanda@momogi.co.id
Website: https://momogi.co.id/